Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Aufzeichnungen können elektronisch (z.B. mittels Stempelsystem) oder auch manuell (papiermäßig) geführt werden.

Die Pflicht zum Führen von Zeitaufzeichnungen trifft gesetzlich den Arbeitgeber. Auch wenn mit den Arbeitnehmern vereinbart wird, dass diese die Aufzeichnungen selbst zu führen haben, bleibt die rechtliche Verantwortung weiterhin beim Arbeitgeber. Der Arbeitgeber hat somit die Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und die Aufzeichnungen auch regelmäßig (zumindest einmal monatlich) zu kontrollieren. Weiters hat der Arbeitgeber die Arbeitszeitaufzeichnungen 7 Jahre aufzubewahren.

Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen pro Arbeitnehmer enthalten:

• Beginn der Arbeit (Uhrzeit) am jeweiligen Arbeitstag;
• Ende der Arbeit (Uhrzeit) am jeweiligen Arbeitstag;
• wenn die Arbeitszeit am jeweiligen Arbeitstag mehr als sechs Stunden dauert: Beginn und Ende der mindestens 30-minütigen Ruhepause.

Beachten Sie, dass die Vereinbarung einer fixen Arbeitszeit oder ein Dienstplan („Soll-Arbeitszeit“) das Aufzeichnen der tatsächlichen Dienste („Ist-Arbeitszeit“) im Regelfall nicht ersetzen kann.
Beachten Sie weiters, dass auch Krankenstände, Urlaube und Zeitausgleiche einer täglichen Aufzeichnung bedürfen!

Drohende Konsequenzen bei Nichtführen von Arbeitszeitaufzeichnungen:
Bedenken Sie, dass ohne Arbeitszeitaufzeichnungen die Ordnungsmäßigkeit der Gehalts- und Lohnverrechnung nicht gewährleistet sein kann. Insbesondere kann ohne genaue Kenntnis der tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten (einschließlich Mehr- und Überstunden) die laut Rechtsprechung erforderliche jährliche Deckungsprüfung bei All-in-Mitarbeiter/innen und bei Überstundenpauschalen nicht durchgeführt werden.
Bei Nichtführen von Arbeitszeitaufzeichnungen drohen dem Arbeitgeber bzw. der Geschäftsleitung folgende Konsequenzen:

• Verwaltungsstrafen: Im Falle des Fehlens von betrieblichen Arbeitszeitaufzeichnungen drohen dem Arbeitgeber bzw. der Geschäftsleitung Anzeigen durch das Arbeitsinspektorat und Verwaltungsstrafen bis zu EUR 1.815,00 pro Arbeitnehmer (§ 28 Absatz 2 Ziffer 7 Arbeitszeitgesetz).
• Schätzung bei Lohnabgabenprüfungen: Wenn keine betrieblichen Arbeitszeitaufzeichnungen existieren, aber aus anderen Unterlagen (z.B. Reisekostenabrechnungen) Anhaltspunkte für die tatsächliche Erbringung von Mehr- und Überstunden ersichtlich sind, so ist der Lohnabgabenprüfer für Zwecke der Sozialversicherung zur Schätzung berechtigt. Daraus können sich Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen ergeben.
• Hemmung von Verfallsfristen: Kollektiv- oder dienstvertragliche Verfallsfristen werden gehemmt, wenn wegen des Fehlens von Zeitaufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar ist (§ 26 Absatz 9 Ziffer 2 Arbeitszeitgesetz). Das bedeutet insbesondere, dass die Arbeitnehmer die Nachzahlung von Mehr- und Überstunden nicht bloß innerhalb der Verfallsfrist (i.d.R. zwischen drei und sechs Monaten), sondern bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren geltend machen können.
• Beweisprobleme: Falls Arbeitnehmer eigene Aufzeichnungen (z.B. selbst geführte Excel-Listen, Einträge im Smartphone-Kalender o.ä.) vorlegen, während betriebliche Aufzeichnungen fehlen, ist es erfahrungsgemäß schwer, vor Gericht oder gegenüber anderen öffentlichen Stellen erfolgreich den Gegenbeweis zu erbringen, dass die Arbeitnehmeraufzeichnungen unrichtig sind. Der Arbeitgeber steht in solchen Fällen oft „mit leeren Händen“ da.

Wir empfehlen daher dringend, auf das Führen korrekter Arbeitszeitaufzeichnungen zu achten.